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5 raisons pour lesquelles digitaliser votre document unique

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QSE acteur majeur d'une nouvelle ère.

Et oui, vous vous y êtes attaché à votre DU sur Excel. 5 ans de travail et de données répertoriées, 6 000 lignes bien tapées, 10mn de moulinette avant de réussir à ouvrir l’Excel. Ce tableau ne passe même plus par mail mais il est le fruit de tellement de travail…. En plus, vous travaillez très bien sur ce tableau, alors pourquoi changer ?

Parce que votre Excel est trop lourd pour être envoyé par mail

Niveau collaboratif, on a vu mieux, déjà deux ans qu’il ne passe plus par mail. Vous avez déjà envisagé un Google Sheets mais pas pratique pour travailler hors ligne. N’ayant que très peu accès aux informations, les collaborateurs sont vaguement sensibilisés aux risques et là… C’est le drame (enfin surtout l’accident).

Le digital facilite le collaboratif ! A présent, vous éditez automatiquement un DU/collaborateur et leur mettez à disposition directement en ligne, ils vous posent leurs questions en temps réel via un chat. Afin d’assurer votre mission de prévention, vous diffusez des actualités sur les risques et menez une véritable conduite du changement.

Le PC a lâché, on recommence tout ?

Scénario catastrophe malheureusement probable. Il vous faut sauvegarder vos évaluations et DU sur un autre support à chaque modification pour l’éviter, pas pratique et on perd temps !

Grâce à un logiciel d’évaluation des risques, toutes vos données sont sécurisées. Les évaluations et Documents Uniques sont stockés bien au chaud chez un hébergeur avec des sauvegardes faites régulièrement.

Parce que le temps est précieux

Comptabiliser le temps passé pour retrouver un élément dans le DU, à le consolider pour le présenter à la direction, à transmettre votre Document Unique à un collaborateur quand il le demande….

Avec un logiciel adapté, vous faites des recherches et tris, vous sélectionnez les unités de travail sur lesquelles éditer le DUER, vous éditez automatiquement des fiches d’expositions… Bref, adieu les tâches les plus chronophages.

Parce que votre stagiaire est au bord du burn out

Avec autant de lignes même la technique du Ctrl + F ne fonctionne pas, il met 10mn à chaque fois qu’il doit trouver une information. Né avec un portable à la main, vos méthodes de travail lui paraissent dépassées, il a hâte que son stage se termine.

Grâce à une évaluation des risques digitalisés, vous pouvez filtrer et trier par date, type de risques…. Votre stagiaire (et vous-même !) respire.

Comme on dit, l’erreur est humaine

A qui cela n’est jamais arrivé de faire une simple erreur de saisie ? Sauf que dans ce cas, une erreur de saisie peut engager la responsabilité pénale de votre dirigeant.

Grâce au digital, vos saisies peuvent être contrôlées  et le risque d’erreur est diminué.

La transformation numérique de votre métier peut vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier en diminuant les tâches chronophages.

Les plateformes de gestion digitale du document unique s’adressent désormais autant aux Ressources Humaines qu’aux services HSE. Dorénavant, le développement du capital humain, ainsi que la santé et la sécurité sont au rendez-vous. Les plateformes contribuent de plus en plus à limiter  l’absentéisme, à optimiser du temps et le gain de performance. Tandis qu’un document unique sous tableur regorge plus de 6000 lignes d’évaluation des risques, le digital se charge de tout ordonner. Un véritable petit coup de balai pour une nouvelle ergonomie.

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